Mise en conformité du règlement intérieur de la CALEOL avec la règlementation RGPD

La réglementation générale sur la protection des données (RGPD), entrée en vigueur en mai 2018, impose des obligations rigoureuses aux organisations en matière de collecte, de traitement et de protection des données personnelles. Cette réglementation vise à renforcer les droits des individus et  à responsabiliser les entités traitant des données personnelles.
La Coopérative travaille actuellement à la mise en conformité de ses documents aux normes légales du RGPD.
Le cabinet SEBAN a mené un audit exhaustif des pratiques en matière de gestion des données  personnelles, qui a mis en lumière plusieurs axes d’amélioration et a donné lieu à des
recommandations précises. Dans ce cadre, la Coopérative a entrepris une révision complète de ses  documents relatifs à la gestion des données personnelles.
Il apparaît indispensable d’actualiser les règlements intérieurs des diverses instances de la  Coopérative afin d’y intégrer une clause spécifique relative à la gestion et à la protection des données  personnelles. Vous trouverez dans le corps du projet de délibération de la présente note, la clause  type à intégrer.
Il est proposé au Conseil d’Administration de modifier l’article 6 du règlement intérieur de la CALEOL, comme suit :
Projet de délibération :
Article 6 : Devoir de confidentialité et protections des données personnelles des membres de la CALEOL
Dans le cadre leurs fonctions, les membres de la CALEOL sont régulièrement destinataires de données à caractère personnel. Si ces communications présentent un caractère tout à fait régulier dès lors qu’elles sont absolument nécessaires à l’exercice de leurs missions, il n’en demeure pas moins qu’elles doivent faire l’objet de mesures de sécurité élémentaires. A ce titre, il est requis de chaque membre de la CALEOL confidentialité et non-conservation des données transmises au-delà du strict nécessaire. Plus précisément, les membres de commission sont tenus :
• De ne pas utiliser les données auxquelles ils auront accès à des fins autres que celles prévues par leurs attributions ;
• De ne divulguer ces données qu’aux personnes dûment autorisées ;
• De prendre toutes précautions conformes aux usages et à l’état de l’art pour préserver la sécurité physique et logique de ces données ;
• De ne faire aucune copie de ces données sauf à ce que cela soit strictement nécessaire à l’exécution de leurs fonctions ;
• De supprimer, sans délai, toute donnée à caractère personnel dès que sa conservation n’est plus nécessaire ;
• En cas de cessation de fonction de restituer intégralement toute donnée encore détenue.

Au-delà d’être créatrice de l’obligation de confidentialité précitée, la réglementation « informatique et libertés » est également vectrice, pour les membres des CALEOL de droits. Plus particulièrement, sur les données à caractère personnel de ces membres, dans l’objet précisément de garantir la réunion et le bon fonctionnement des CALEOL.
Seules les données strictement nécessaires sont collectées, traitées et conservées. En tout état de cause, COOP IVRY HABITAT applique les recommandations émises par les autorités reconnues et notamment celles de la CNIL.
L’organisme garantit, encore, à tous les administrateurs la parfaite effectivité de leurs droits informatique et libertés (notamment droit d’accès, droit de rectification, droit d’effacement).
Pour exercer l’un de ces droits ou pour toute information complémentaire, ils peuvent saisir le délégué à la protection des données via l’adresse postale suivante à dpo@coopivry.fr ou à DPD de COOP IVRY – 6 Promenée Supérieure à IVRY-SUR-SEINE.

Enfin, COOP IVRY HABITAT rappelle, que les membres bénéficient de toute liberté pour saisir l’autorité de contrôle, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (cnil.fr) ».
Le Conseil d’administration donne tous pouvoirs à la Directrice Générale de la Coopérative pour superviser la mise en œuvre de cette actualisation et veiller à la conformité continue de nos pratiques avec les exigences du RGPD