ASSISTANT ADMINISTRATIF DU SERVICE PROXIMITE

Vos missions

COOP Ivry Habitat recherche :

Au sein de la direction du Patrimoine et de la Proximité, un(e) assistante auprès de chargés de proximité (encadrant direct des gardiens d’immeubles) qui sera à ce titre l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des gardien(ne)s, des entreprises, de nos partenaires et de nos locataires.

Il/ elle aura en charge (liste non exhaustive) :

  • la mise en œuvre et le suivi du plan de formation continue des personnels, la gestion des remplacements des personnels de gardiennage et des agents de service .
  • le suivi du marché de fournitures administratives, de mobilier, la commande et l’organisation de la distribution des vêtements de travail et autres matériels pour la direction de la proximité.
  • le suivi de certains dossiers transverses et notamment en lien avec la direction générale.
  • la gestion des absences et des remplacements des gardiens(nes)et des agents de service (maladie, congés, astreintes, jours fériés …), recherche de candidats pour assurer les remplacements, constitution et gestion d’un vivier de candidats potentiels.
  • la gestion du bon port des équipements et l’alerte en cas de manquement constaté de sa direction et des RH
  • l’établissement du planning des remplacements et astreintes de nuit, week-end, et organisation des remplacements ( distribution du courrier, gestion des ordures ménagères, alerte pour les astreintes)
  • la transmission des informations à la DRH pour l’établissement des contrats et des payes chaque mois,
  • la gestion du matériel distribué aux gardiens(ne)s et aux personnels de service, y compris de la pharmacie des loges : recensement des besoins, transmission des demandes au service compétent, organisation de la distribution

Il/elle aura en outre des contacts réguliers avec des locataires, gardiens, entreprises, et devra effectuer un reporting régulier de ses activités auprès de sa direction et des chargés de proximité.

Dans ce cadre, il/elle aura à assurer :

  • la gestion des appels téléphoniques
  • la recherche éventuelle d’éléments de réponse et la formalisation de la réponse
  • le suivi de la clôture des réclamations et des relances
  • la saisie, et l’édition comptable des bons de travaux
  • les échanges avec les entreprises sur les problématiques du service Proximité
  • la frappe et la mise en forme de courriers, notes, affiches et comptes-rendus
  • la validation et le paiement des factures et le suivi des factures impayées
  • la gestion administrative transversale du suivi des marchés du service (nettoyage, Entretien de robinetterie, aires de jeux, sécurité incendie ).

Vos compétences

Titulaire d’un diplôme de niveau bac ou bac+2.

Rigueur, sens de l’organisation, esprit d’équipe et d’initiative

Adaptabilité, disponibilité, polyvalence, réactivité

Qualités relationnelles

Bonne syntaxe

Maîtrise de l’outil informatique (Word & Excel et power point)

Maîtrise du logiciel PIH (IMMOWARE)

Avantages

  • mutuelle d’entreprise
  • titres restaurant
  • CSE (oeuvres sociales)
  • télétravail envisageable (1 jour/semaine)